RESPONSABLE GESTION ADMINISTRATIVE DES PATIENTS ET RÉSIDENTS (H/F) - BUREAU DES ENTRÉES
Contrat : CDI Temps Plein
Societe : Etablissements Sainte Marie Aveyron
Localisation : 12510 Rodez | Aveyron (FR)
Description du poste :
Les établissements Sainte-Marie Aveyron emploient 900 salariés et œuvrent dans deux secteurs d'activités :
- Le sanitaire avec un Centre Hospitalier qui assure le service public de psychiatrie générale adulte pour quatre des cinq secteurs psychiatriques du département (Rodez, Espalion, Villefranche-de-Rouergue et Decazeville) ainsi que les soins psychiatriques sans consentement pour tout le département de l Aveyron.
Le centre hospitalier Sainte-Marie compte huit hôpitaux de jour, huit centres médico-psychologiques (CMP) et neuf centres d accueil thérapeutiques à temps partiel (CATTP) répartis sur l ensemble du département ainsi que quatre équipes mobiles (psychiatrie précarité, intervention de crise, réhabilitation et géronto-psychiatrie).
- Le médico-social avec un Établissement d hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD), une Maison d accueil spécialisée (MAS), un Établissement et service d aide par le travail (ESAT), un Centre de soins, d accompagnement et de prévention en addictologie (CSAPA), un Service d accompagnement médico-social pour adultes handicapés (SAMSAH) Handicap psychique co-géré avec la Fondation Optéo, et une Maison des adolescents de l Aveyron co-gérée avec les centres hospitaliers de Rodez et Millau, et les associations Addictions France et Village 12.
Les établissements Sainte-Marie Aveyron font partie de l Association hospitalière Sainte-Marie, association à but non lucratif créée en 1974 dont le siège social se trouve à Chamalières. Acteur de l innovation sociale, le groupe réunit près de 50 établissements répartis sur six territoires : Alpes-Maritimes, Ardèche - Drôme, Aveyron, Haute-Loire, Puy-de-Dôme - Allier, Rhône. Il emploie quelque 5 600 professionnels dans le champ du sanitaire, du médico-social et du social, et soigne plus de 50 200 personnes malades, en situation de handicap ou dépendantes.
Missions principales :
Activités principales du poste :
1/ Suivi des admissions
Réception et vérification des dossiers d’admission en soin sans consentement ;
Contrôle de légalité de l’ensemble des dossiers en soin sans consentement ;
Contrôle de la légalité des hospitalisations des mineurs ;
Suivi global des dossiers d’hospitalisation en soin sans consentement et des dossiers transmis dans le cadre des saisines adressées au magistrat chargé des mesures privatives et restrictives de libertés
Communication auprès des médecins, secrétaires médicales, greffe du magistrat chargé des mesures
privatives et restrictives de libertés et Agence Régionale de Santé en cas de difficulté rencontrée.
Délégation de signature pour l’ensemble des documents relevant de l’admission ou du suivi des dossiers patients
2/ Gestion administrative des isolements et contentions
Suivi des durées ;
Information et saisine du magistrat chargé des mesures privatives et restrictives de libertés : envoi des informations et saisines au magistrat ;
Lien avec les cadres de nuit, cadres supérieurs de santé, médecins, secrétaires médicales, cadres administratifs d’astreinte
3/ Audience du magistrat chargé des mesures privatives et restrictives de libertés
Organisation et déroulement des audiences et signature des ordonnances
Suivi des procédures d’appel
Mise à jour du tableau des saisines
4/ Démarches administratives relatives aux patients, résidents et à leur famille
Accueil du patient / résident, de leur famille et du tuteur ;
Participation à l’information des usagers ;
Formalités relatives au décès des patients / résidents ;
Gestion des objets de valeur des patients / résidents : responsabilité déléguée par le Directeur pour l’ensemble des opérations de dépôts et retraits ;
Règlement des litiges ;
Suivi des dossiers de demande de protection juridique ;
Liaison avec les forces de l’ordre dans le cadre de dépôt de produits illicites ;
Délégation de signature pour les déclarations et formalités administratives.
5/ Accès au dossier médical
Responsabilité de la régularité des pièces fournies et des formalités administratives ;
Suivi des dossiers transmis dans les bureaux médicaux.
Tableau de suivi des demandes d’accès au dossier médical
6/ Facturation
Responsable du suivi de la facturation : recueil des informations nécessaires, demande de prise en charge, facturation, recouvrement ;
Règlement des litiges ;
Facturation de l’Hôpital, de l’EHPAD et de la MAS
7/ Données relatives à l’activité (y compris pour les structures médico-sociales)
Transmission des tableaux mensuels de l’activité de l’hôpital et de la MAS ;
Etablissement de données statistiques périodiques ;
Rapports annuels (SAE, Rapport d’activité, …) ;
Enquêtes CCE et enquêtes diverses ;
8/ Visites règlementaires : CDSP, Procureur
Organisation des visites trimestrielles de la CDSP
Préparation des dossiers, contrôle des registres de la Loi signés par les instances règlementaires ;
9/ Enquête force de l’ordre
Contrôle et réponse aux demandes formulées par les forces de l’ordre ;
Liaison avec les services médicaux pour les auditions des patients ;
Délégation de signature pour la transmission des informations.
10/ Gestion du personnel
Gestion des plannings de l’accueil-standard, du bureau des entrées et des relations avec les usagers ;
Organisation du travail ;
Gestion du temps de travail et des absences.
11/ Autres missions
Elaboration des procédures internes en lien avec le fonctionnement du service ;
Participation à l’accueil et à l’information des salariés nouvellement embauchés ;
Gestion des enquêtes de satisfaction des usagers et des salariés ;
Etudes ponctuelles concernant l’activité des établissements ;
Participation à la démarche de certification.
Profil :
BAC + 3 minimum de formation juridique exigée, connaissance en gestion.
Connaissance du secteur hospitalier et plus particulièrement de la santé mentale souhaitée.
Aptitudes requises :
ü Rigoureux, méthodique et organisé
ü Bon relationnel
ü Discrétion et respect du secret professionnel
ü Capacité d’encadrement
Type d’emploi : Temps plein, CDI, 201 jours de travail par an
Statut : Cadre
Salaire : Brut annuel de 30 321 € à 43 339 € (selon expérience) + prime annuelle
Avantages
Mutuelle (gratuité pour les enfants)
Prévoyance
Epargne retraite
Compte Epargne Temps
Reprise d’ancienneté et de complément technicité
21 repos forfait jours pour une année complète de travail
Récupération des fériés
Restauration d’entreprise (possibilité de commande de repas)
Comité Social et Economique (bons cadeaux, chèques vacances, participation financière pour les activités sportives de toute la famille, …)
Salaire : Non communiqué
Profil :
Etude / Diplôme souhaité :
Expérience souhaitée : 5 à 10 ans
Réf. : 7022877
Offre d'emploi publiée le 2025-04-04 2025-05-22